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Von Xentral zu Virtual Marketer ERP wechseln
Sie arbeiten mit Aufträgen, Ampeln, Versandzentrum und Streckengeschäft und wollen die Bereiche, die Sie kennen, wiederfinden? Diese Seite zeigt, wie Ihre Abläufe bei uns aussehen und wie die Daten sicher hinüberkommen.
Wie wechseln Sie von Xentral zu Virtual Marketer ERP?
Sie übernehmen Artikel, Kunden und Lieferanten per CSV mit Probelauf, prüfen Salden mit der Saldenprobe und vergleichen beide Systeme im Parallellauf, der nichts bucht. Alte Belegnummern bleiben über den Nummern-Alias auffindbar. Wenn es nicht passt, liefert das Austrittspaket alle Daten mit Prüfsummen zurück.
Für wen ist der Wechsel gedacht?
Für Handels- und Großhandelsbetriebe, die heute mit Xentral Aufträge, Lager, Versand und Einkauf führen und ein System suchen, das dieselben Bereiche abbildet, mit eigener Datenbank je Mandant in der EU.
Besonders passend, wenn Sie Direktlieferungen vom Lieferanten, mehrere Verkaufskanäle oder Waren mit Chargen und Seriennummern abwickeln.
Warum Betriebe wechseln
Vertraute Bereiche
Auftragsübersicht mit Ampeln, Versandzentrum, Boxen für das Streckengeschäft und Marktplatz-Bestellungen in einer Liste: Die Struktur ist bewusst nah an dem, was Teams im Handel kennen.
Offener Quellcode
Virtual Marketer ERP baut auf offenem Quellcode auf. Das gibt Ihnen Transparenz darüber, was das System tut.
Datenhaltung in der EU
Jeder Mandant hat eine eigene Datenbank, eine eigene Sicherung und eine eigene Löschung.
Ein Assistent, der vorbereitet
Der KI-Assistent schlägt Antworten und nächste Schritte vor und nennt die Quelle jeder Angabe. Raus geht nur, was ein Mensch freigibt.
Funktionen im Überblick: Xentral und Virtual Marketer ERP
Auf einem schmalen Bildschirm lässt sich die Tabelle seitlich wischen.
| Bekannt aus Xentral | Bei Virtual Marketer ERP |
|---|---|
| Auftragsampel, Auftragsübersicht | Vier Ampeln je Auftrag (Zahlung, Lager, Versand, Freigabe), zentrale Auftragsübersicht |
| Versandzentrum, Packtisch | Versandzentrum mit Scan, Lieferschein mit gepackten Mengen und Sendungsnummer, Teillieferungen |
| Streckengeschäft | Aufteilung des Auftrags in Boxen nach Lieferort, je Box Status, Rückstand und Marge |
| Marktplatz-Aufträge | Bestellimport mit Vorschau und Schutz vor doppelten Aufträgen, Auszahlungsabgleich |
| Stücklisten und Produktion | Stücklisten über beliebig viele Ebenen mit Kosten je Stufe, Fertigungsauftrag und Fertigungsbedarf |
| Chargen und Seriennummern | Wareneingang per Scan mit Charge, Verfallsdatum und Seriennummer als Entwurf zur Prüfung |
| Einkauf und Bestellungen | Zulaufkalender mit Termin und Stand, Preisstaffeln, Lieferantenbewertung |
| Freigaben | Freigaberegeln als Datensätze, zweite Person gibt ab einem Betrag frei |
| Mahnwesen und Bankabgleich | Mahnvorschläge, Bankabgleich, Forderungsalterung |
| Datenübernahme | CSV-Assistent, Nummern-Alias, Saldenprobe, Abnahme, Parallellauf |
Xentral ist eine Marke der Xentral ERP Software GmbH. Der Name wird nur beschreibend genannt, es besteht keine Verbindung zum Hersteller.
Wie kommen Ihre Daten aus Xentral hinüber?
- Stammdaten zuerst. Exportieren Sie Artikel, Kunden und Lieferanten aus Xentral als CSV-Datei (aus Excel: „Speichern unter“, CSV). Der CSV-Assistent erkennt Kodierung und Trennzeichen, schlägt zu jeder Spalte ein Feld vor (mit Sicherheit in Prozent) und zeigt vorab einen Probelauf. Angelegt wird erst im letzten Schritt, Artikel, Kunden und Lieferanten gehen so sauber hinein.
- Offene Belege. Offene Aufträge, Bestellungen und Rechnungen sind das, was am Umzugstag weiterlaufen muss. Im Umzugsplan legen Sie fest, welche mitkommen und in welcher Reihenfolge die Kanäle umschalten: Versand zuerst, Telefon und Webshop zuletzt, mit Checkliste je Kanal.
- Historie und alte Belegnummern. Alte Belegnummern bleiben auffindbar: Der Nummern-Alias findet einen Beleg auch dann, wenn Sie „RE-01234“ eintippen, bei reiner Zahl auch ohne Präfix, sofern nur ein Beleg passt. Die Salden aus Xentral übernehmen Sie mit einer Saldenprobe, die Debitoren und Kreditoren getrennt prüft und gegenläufige Abweichungen als eigene Position meldet.
- Nummernkreise lückenlos fortführen. Der Einrichtungsassistent führt in sieben Schritten durch Firma, Steuer, Nummernkreise, Kontenrahmen, Lager, ersten Verkaufskanal und Benutzer. Nummernkreise gehen als Vorschlag in die Einstellungen und werden von Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung bestätigt, damit die erste neue Rechnungsnummer an die letzte alte anschließt.
- Prüfen und abnehmen. Die Abnahme vergleicht Zählungen mit der erwarteten Abweichung und prüft Stichproben. „Abgenommen“ steht erst da, wenn alles stimmt und Zählungen und Stichproben vorliegen.
- Parallellauf. Laden Sie aus Xentral eine CSV mit Umsatz je Tag, Aufträgen je Tag, Bestand je Artikel und offenen Posten je Kunde. Der Parallellauf vergleicht jeden Schlüssel einzeln mit Virtual Marketer ERP, die Schwellen stellen Sie selbst ein. Er liest nur und bucht nichts.
Was kann beim Umzug schiefgehen, und was steht dagegen?
Auf einem schmalen Bildschirm lässt sich die Tabelle seitlich wischen.
| Das könnte beim Umzug verloren gehen | Das steht dagegen im System |
|---|---|
| Alte Belegnummern lassen sich nicht mehr finden | Der Nummern-Alias findet einen Beleg auch bei „RE-01234“ oder bei reiner Zahl, sofern nur ein Beleg passt. |
| Salden stimmen nach dem Umzug nicht | Die Saldenprobe prüft Debitoren und Kreditoren getrennt und meldet gegenläufige Abweichungen als eigene Position. |
| Nummernkreise reißen ab | Nummernkreise gehen als Vorschlag in die Einstellungen und werden von Buchhaltung oder Steuerberatung bestätigt. |
| Falsche Daten landen im Live-System | Der CSV-Assistent zeigt einen Probelauf. Angelegt wird erst im letzten Schritt. |
| Abweichungen fallen nicht auf | Der Parallellauf vergleicht Umsatz, Aufträge, Bestand und offene Posten je Schlüssel, meldet jede Abweichung und bucht nichts. |
| Der Rückweg ist versperrt | Das Austrittspaket liefert Buchhaltungsdaten, Stammdaten als CSV, Anhänge und Änderungsprotokoll mit Prüfsummen. |
Welche offenen Belege mitkommen, legen Sie im Umzugsplan fest. Zahlen und Fristen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Der Ausweg bleibt offen
Mit dem Austrittspaket erhalten Sie jederzeit ein Archiv mit allem, was Sie bei einem Wechsel brauchen: Buchhaltungsdaten mit Index, Stammdaten als CSV (Kunden, Lieferanten, Artikel, Adressen, Kontakte), Anhänge und das Änderungsprotokoll, alles mit Prüfsummen. Eine Prüfsummendatei und ein kleines Prüfskript zeigen, dass nichts beschädigt oder verändert wurde. Das Archiv entsteht erst vollständig, es gibt kein halbes. Es ist auf die Datenübertragbarkeit nach DSGVO Artikel 20 und die Datenübergabe nach § 147 AO ausgelegt. Passwörter, Zugangsschlüssel und Sitzungen sind nicht enthalten.
Häufige Fragen
Antworten mit Zahlen
Finde ich die Bereiche aus Xentral wieder?
Die Kernbereiche ja: Auftragsübersicht mit Ampeln, Versandzentrum, Streckengeschäft in Boxen, Marktplatz-Bestellungen, Stücklisten, Chargen, Einkauf und Freigaben. Die Tabelle oben ordnet jeden Bereich aus Xentral dem passenden Bereich in Virtual Marketer ERP zu, damit Ihr Team sofort weiß, wo es was findet.
Wie übernehme ich meine Daten aus Xentral?
Artikel, Kunden und Lieferanten kommen über den CSV-Assistenten in Virtual Marketer ERP: Datei wählen, Spalten zuordnen, Probelauf ansehen, übernehmen. Alte Belegnummern bleiben über den Nummern-Alias auffindbar, Salden prüfen Sie mit der Saldenprobe, und der Umzugsplan legt fest, welche offenen Belege mitkommen.
Kann ich beide Systeme parallel laufen lassen?
Ja. Sie laden aus Ihrem bisherigen System eine CSV mit Umsatz je Tag, Aufträgen je Tag, Bestand je Artikel und offenen Posten je Kunde. Der Parallellauf vergleicht jeden Schlüssel einzeln mit Virtual Marketer ERP, meldet jede Abweichung und bucht nichts. Die Schwellen stellen Sie selbst ein.
Komme ich wieder heraus, wenn es nicht passt?
Ja. Das Austrittspaket liefert Buchhaltungsdaten mit Index, Stammdaten als CSV, Anhänge, Änderungsprotokoll und Prüfsummen in einem Archiv. Eine Prüfsummendatei zeigt, dass nichts beschädigt wurde, und das Archiv entsteht erst vollständig. Ihre Daten bleiben Ihre Daten, auch wenn Sie gehen.
Wo liegen meine Daten?
Im Rechenzentrum in der EU. Jeder Mandant hat eine eigene Datenbank, eine eigene Sicherung und eine eigene Löschung. Mehrere Kunden teilen sich nie eine Datenbank, und es fließen keine Daten an Werbe- oder Analysedienste. Mit dem Austrittspaket erhalten Sie alle Daten mit Prüfsummen zurück.
Was kostet der Wechsel?
Den Preis nennen wir nach einem kurzen Gespräch über Ihre Aufträge, die Zahl der Nutzer und den Umfang der Datenübernahme. Das Gespräch verpflichtet zu nichts. Vorab sehen Sie das System in der Demo mit Beispieldaten und lesen das Handbuch ohne Anmeldung.
Starten Sie mit Ihren Aufträgen.
Schreiben Sie uns kurz, was Sie vorhaben, oder sehen Sie sich zuerst die Demo an. Wir melden uns mit einem Termin.
Direkt per E-Mail: info@virtual-marketer.de