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Von weclapp zu Virtual Marketer ERP wechseln
Sie nutzen weclapp als Cloud-ERP und wollen mehr Handel im System: Versandzentrum, Streckengeschäft, Marktplatz-Bestellungen und Buchhaltung nach GoBD? So sieht der Umstieg aus.
Wie wechseln Sie von weclapp zu Virtual Marketer ERP?
Sie übernehmen Artikel, Kunden und Lieferanten per CSV mit Probelauf, prüfen Salden mit der Saldenprobe und vergleichen beide Systeme im Parallellauf, der nichts bucht. Alte Belegnummern bleiben über den Nummern-Alias auffindbar. Wenn es nicht passt, liefert das Austrittspaket alle Daten mit Prüfsummen zurück.
Für wen ist der Wechsel gedacht?
Für Handelsbetriebe, die weclapp bisher für Aufträge, Lager und Rechnungen einsetzen und ein ERP suchen, das den Warenfluss von Marktplatz über Lager bis Versand in den Mittelpunkt stellt.
Besonders passend, wenn Sie Waren mit Chargen oder Seriennummern führen, Direktlieferungen abwickeln oder eine DATEV-Übergabe mit Vorprüfung brauchen.
Warum Betriebe wechseln
Handel im Mittelpunkt
Versandzentrum, Boxen für das Streckengeschäft und der Marktplatz-Import sind Kern des Systems.
Buchhaltung nach GoBD
Aufbewahrungsklassen mit Löschsperre, Mahnvorschläge, Bankabgleich, E-Rechnung und DATEV-Vorprüfung.
Eigene Datenbank in der EU
Jeder Mandant hat eine eigene Datenbank, eine eigene Sicherung und eine eigene Löschung.
Kontrolle über die eigenen Daten
Das Austrittspaket gibt Ihnen jederzeit alle Daten mit Prüfsummen zurück.
Funktionen im Überblick: weclapp und Virtual Marketer ERP
Auf einem schmalen Bildschirm lässt sich die Tabelle seitlich wischen.
| Bekannt aus weclapp | Bei Virtual Marketer ERP |
|---|---|
| Artikel, Kunden, Aufträge | Ein Adressstamm, Aufträge mit vier Ampeln, zentrale Auftragsübersicht |
| Lager und Versand | Versandzentrum mit Scan, Lieferschein und Sendungsnummer, Teillieferungen |
| Chargen und Seriennummern | Scan im Wareneingang mit Charge, Verfallsdatum und Seriennummer |
| Einkauf | Zulaufkalender, Preisstaffeln, Lieferantenbewertung |
| Streckengeschäft | Boxen nach Lieferort mit Status, Rückstand und Marge |
| Freigaben | Freigaberegeln als Datensätze, Vier-Augen-Prinzip |
| Rechnungswesen und Mahnungen | Mahnvorschläge, Bankabgleich, Forderungsalterung, Zahlungsvorschlag |
| E-Rechnung | Eingang lesen, Ausgang als XRechnung und ZUGFeRD-XML erzeugen |
| DATEV-Übergabe | Vorprüfung, Stapelhistorie, Stammdaten für Debitoren und Kreditoren |
weclapp ist eine Marke der weclapp SE. Der Name wird nur beschreibend genannt, es besteht keine Verbindung zum Hersteller.
Wie kommen Ihre Daten aus weclapp hinüber?
- Stammdaten zuerst. Exportieren Sie Artikel, Kunden und Lieferanten aus weclapp als CSV-Datei (aus Excel: „Speichern unter“, CSV). Der CSV-Assistent erkennt Kodierung und Trennzeichen, schlägt zu jeder Spalte ein Feld vor (mit Sicherheit in Prozent) und zeigt vorab einen Probelauf. Angelegt wird erst im letzten Schritt, Artikel, Kunden und Lieferanten gehen so sauber hinein.
- Offene Belege. Offene Aufträge, Bestellungen und Rechnungen sind das, was am Umzugstag weiterlaufen muss. Im Umzugsplan legen Sie fest, welche mitkommen und in welcher Reihenfolge die Kanäle umschalten: Versand zuerst, Telefon und Webshop zuletzt, mit Checkliste je Kanal.
- Historie und alte Belegnummern. Alte Belegnummern bleiben auffindbar: Der Nummern-Alias findet einen Beleg auch dann, wenn Sie „RE-01234“ eintippen, bei reiner Zahl auch ohne Präfix, sofern nur ein Beleg passt. Die Salden aus weclapp übernehmen Sie mit einer Saldenprobe, die Debitoren und Kreditoren getrennt prüft und gegenläufige Abweichungen als eigene Position meldet.
- Nummernkreise lückenlos fortführen. Der Einrichtungsassistent führt in sieben Schritten durch Firma, Steuer, Nummernkreise, Kontenrahmen, Lager, ersten Verkaufskanal und Benutzer. Nummernkreise gehen als Vorschlag in die Einstellungen und werden von Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung bestätigt, damit die erste neue Rechnungsnummer an die letzte alte anschließt.
- Prüfen und abnehmen. Die Abnahme vergleicht Zählungen mit der erwarteten Abweichung und prüft Stichproben. „Abgenommen“ steht erst da, wenn alles stimmt und Zählungen und Stichproben vorliegen.
- Parallellauf. Laden Sie aus weclapp eine CSV mit Umsatz je Tag, Aufträgen je Tag, Bestand je Artikel und offenen Posten je Kunde. Der Parallellauf vergleicht jeden Schlüssel einzeln mit Virtual Marketer ERP, die Schwellen stellen Sie selbst ein. Er liest nur und bucht nichts.
Was kann beim Umzug schiefgehen, und was steht dagegen?
Auf einem schmalen Bildschirm lässt sich die Tabelle seitlich wischen.
| Das könnte beim Umzug verloren gehen | Das steht dagegen im System |
|---|---|
| Alte Belegnummern lassen sich nicht mehr finden | Der Nummern-Alias findet einen Beleg auch bei „RE-01234“ oder bei reiner Zahl, sofern nur ein Beleg passt. |
| Salden stimmen nach dem Umzug nicht | Die Saldenprobe prüft Debitoren und Kreditoren getrennt und meldet gegenläufige Abweichungen als eigene Position. |
| Nummernkreise reißen ab | Nummernkreise gehen als Vorschlag in die Einstellungen und werden von Buchhaltung oder Steuerberatung bestätigt. |
| Falsche Daten landen im Live-System | Der CSV-Assistent zeigt einen Probelauf. Angelegt wird erst im letzten Schritt. |
| Abweichungen fallen nicht auf | Der Parallellauf vergleicht Umsatz, Aufträge, Bestand und offene Posten je Schlüssel, meldet jede Abweichung und bucht nichts. |
| Der Rückweg ist versperrt | Das Austrittspaket liefert Buchhaltungsdaten, Stammdaten als CSV, Anhänge und Änderungsprotokoll mit Prüfsummen. |
Welche offenen Belege mitkommen, legen Sie im Umzugsplan fest. Zahlen und Fristen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Der Ausweg bleibt offen
Mit dem Austrittspaket erhalten Sie jederzeit ein Archiv mit allem, was Sie bei einem Wechsel brauchen: Buchhaltungsdaten mit Index, Stammdaten als CSV (Kunden, Lieferanten, Artikel, Adressen, Kontakte), Anhänge und das Änderungsprotokoll, alles mit Prüfsummen. Eine Prüfsummendatei und ein kleines Prüfskript zeigen, dass nichts beschädigt oder verändert wurde. Das Archiv entsteht erst vollständig, es gibt kein halbes. Es ist auf die Datenübertragbarkeit nach DSGVO Artikel 20 und die Datenübergabe nach § 147 AO ausgelegt. Passwörter, Zugangsschlüssel und Sitzungen sind nicht enthalten.
Häufige Fragen
Antworten mit Zahlen
Ersetzt Virtual Marketer ERP mein CRM?
Virtual Marketer ERP führt Adressen, Kunden und Aufträge und verbindet sie mit Lager, Versand und Buchhaltung. Ein ausgebautes Vertriebs-CRM mit Kampagnen ist nicht sein Schwerpunkt. Wenn Sie ein solches CRM brauchen, klären wir im Gespräch, welche Abläufe Sie im ERP abbilden wollen und welche nicht.
Wie übernehme ich meine Daten aus weclapp?
Artikel, Kunden und Lieferanten kommen über den CSV-Assistenten in Virtual Marketer ERP: Datei wählen, Spalten zuordnen, Probelauf ansehen, übernehmen. Alte Belegnummern bleiben über den Nummern-Alias auffindbar, Salden prüfen Sie mit der Saldenprobe, und der Umzugsplan legt fest, welche offenen Belege mitkommen.
Kann ich beide Systeme parallel laufen lassen?
Ja. Sie laden aus Ihrem bisherigen System eine CSV mit Umsatz je Tag, Aufträgen je Tag, Bestand je Artikel und offenen Posten je Kunde. Der Parallellauf vergleicht jeden Schlüssel einzeln mit Virtual Marketer ERP, meldet jede Abweichung und bucht nichts. Die Schwellen stellen Sie selbst ein.
Komme ich wieder heraus, wenn es nicht passt?
Ja. Das Austrittspaket liefert Buchhaltungsdaten mit Index, Stammdaten als CSV, Anhänge, Änderungsprotokoll und Prüfsummen in einem Archiv. Eine Prüfsummendatei zeigt, dass nichts beschädigt wurde, und das Archiv entsteht erst vollständig. Ihre Daten bleiben Ihre Daten, auch wenn Sie gehen.
Wo liegen meine Daten?
Im Rechenzentrum in der EU. Jeder Mandant hat eine eigene Datenbank, eine eigene Sicherung und eine eigene Löschung. Mehrere Kunden teilen sich nie eine Datenbank, und es fließen keine Daten an Werbe- oder Analysedienste. Mit dem Austrittspaket erhalten Sie alle Daten mit Prüfsummen zurück.
Was kostet der Wechsel?
Den Preis nennen wir nach einem kurzen Gespräch über Ihre Aufträge, die Zahl der Nutzer und den Umfang der Datenübernahme. Das Gespräch verpflichtet zu nichts. Vorab sehen Sie das System in der Demo mit Beispieldaten und lesen das Handbuch ohne Anmeldung.
Starten Sie mit Ihren Aufträgen.
Schreiben Sie uns kurz, was Sie vorhaben, oder sehen Sie sich zuerst die Demo an. Wir melden uns mit einem Termin.
Direkt per E-Mail: info@virtual-marketer.de